Dans nos différents métiers, les projets dans lesquels nous intervenons apportent quotidiennement de nouveaux défis auxquels il faut faire face. À mesure qu’ils avancent, chaque partie prenante est susceptible de formuler une nouvelle demande, et il est facile de se perdre dans la multitude de tâches à réaliser.
De la bonne volonté au chaos
Plus les parties prenantes concernées sont nombreuses, plus les sollicitations se multiplient, toutes étant présentées comme urgentes et chacune perçue comme prioritaire.
Cette dynamique s’explique simplement par le fait que chaque intervenant priorise en fonction de ses propres enjeux et son propre contexte qui, souvent, dépasse le cadre du projet. Résultat : Des demandes parfois contradictoires qui alimentent la confusion, voire le chaos.
Face à cela, l’équipe projet peut être tentée de tout accepter, de tout traiter en parallèle. Mais cette approche, bien qu’animée de bonne volonté, s’avère le plus souvent irréaliste… et contre-productive.
Tout est lancé mais…
… rien n’aboutit !
… la frustration et la résignation s’installent !
… la communication devient tendue !
… les échanges entre la MOA (Maîtrise d’Ouvrage, c’est-à-dire le décideur ou commanditaire du projet) et la MOE (Maîtrise d’Œuvre, en charge de la réalisation technique) se dégradent !
Alors comment avancer efficacement dans un tel contexte ?
Hiérarchiser avec la méthode MoSCoW
Chez Manaïka Consulting, nous nous appuyons sur une méthode éprouvée et efficace qui permet de prioriser en se posant les bonnes questions : la méthode de hiérarchisation MoSCoW.
D’où vient cette méthode ?
C’est en 1994 que Dai Clegg, consultant chez Oracle, imagine la méthode MoSCoW pour aider à prioriser les exigences d’un projet dans une planification réaliste. Une fois les priorités clarifiées, partagées et validées par tous, le stress et la confusion laissent place à l’efficacité.
MoSCoW Quèsaco ?
MoSCoW est un acronyme. Chaque lettre correspond à un niveau de priorité, permettant un classement bien plus riche, plus nuancé et subtile qu’une simple vision binaire « important / non important ».
Ce classement en quatre catégories offre un cadre structurant pour la prise de décision collective.
Comment l’utiliser concrètement ?
Après avoir recensé toutes les tâches ou fonctionnalités du projet, une réflexion est nécessaire pour les classer en s’attachant à identifier leur impact sur le succès du projet.
On classera alors chaque tâche ou fonctionnalité selon les catégories suivantes :
1. M comme Must Have (Doit avoir – Indispensable)
Il s’agit des tâches ou fonctionnalités vitales sans lesquelles le projet n’a plus de sens car il perdrait son objectif initial. Elles doivent être réalisées en premier pour répondre à l’enjeu principal et satisfaire le besoin primaire.
Attention : ne surchargez pas cette catégorie, au risque de rendre la priorisation inutile.
Une vigilance particulière doit ainsi être apportée à cette catégorie.
Exemple
Pour un projet de construction de maison, l’objectif premier est de vous abriter.
Les fondations, les murs porteurs, les fenêtres, la porte et le toit vont représenter cet indispensable assurant sécurité et protection contre les éléments extérieurs.
2. S comme Should Have (Devrait avoir – Important mais différable)
Il s’agit des tâches ou fonctionnalités essentielles à terme mais non-bloquantes si elles sont réalisées dans un second temps. Bien qu’importantes, elles peuvent attendre. Il est important ainsi de considérer la dépendance potentielle d’une fonctionnalité « Must Have » avec des fonctionnalités « Should Have ».
Exemple
Toujours dans le cadre de ce projet de construction de maison, l’isolation thermique et phonique, l’électricité et la plomberie sont essentiels pour rendre la maison habitable et fonctionnelle à terme, mais ces travaux pourront être ajoutés dans un second temps, après l’étape primordiale de mise hors d’eau et d’air.
3. C comme Could Have (Pourrait avoir – Apporte un plus)
Ce sont des fonctionnalités ou tâches secondaires qui peuvent être différées dans le temps. Elles sont souhaitables mais non critiques. Elles apportent un petit plus au projet mais n’impactent pas sa réussite si elles ne sont pas réalisées.
Exemple
Si on poursuit notre projet de construction de maison envisagé, une décoration intérieure sophistiquée serait souhaitable pour une utilisation quotidienne agréable, tout comme une terrasse ou un garage, mais la maison construite jusqu’alors remplit déjà son rôle primaire de protection contre les éléments extérieurs.
4. W comme Won’t Have (Ne doit pas avoir – À exclure pour l’instant)
Ce sont des fonctionnalités ou tâches accessoires au moment de la hiérarchisation et qui sont remises à plus tard voir exclues du projet. Cette catégorie permet notamment de garder en mémoire les idées et pistes pour des évolutions futures ou des projets ultérieurs.
Exemple
Enfin, une maison incluant de la domotique pour commander vos équipements électriques à distance serait confortable à utiliser au quotidien mais est susceptible d’être réalisée à l’occasion d’un projet futur voire ne jamais voir le jour.
Ainsi, la méthode MoSCoW favorise la clarté, réduit le stress et permet de concentrer l’énergie sur la réussite du projet favorisant la valeur produite.
Et pour mes projets SI ? Comment l’appliquer ?
Prenons un exemple concret : la mise en place d’une Digitale Workplace sous la forme d’un portail intranet collaboratif pour une entreprise de taille intermédiaire.
Dans ce projet, l’objectif est de centraliser l’accès aux informations internes, de faciliter la communication entre les équipes et de proposer des outils collaboratifs adaptés aux besoins des collaborateurs.
Voici comment la méthode MoSCoW peut être appliquée pour prioriser les fonctionnalités à développer :
1. M comme Must Have (Doit avoir)
Ce sont les fonctionnalités sans lesquelles le portail intranet ne remplirait pas sa fonction principale :
- Authentification sécurisée des utilisateurs
- Annuaire du personnel avec fiches détaillées
- Accès aux documents RH (contrats, bulletins de paie, etc.)
- Fil d’actualités internes pour diffuser les communications officielles
- Système de messagerie interne entre collaborateurs pour favoriser l’échange et la collaboration au quotidien
2. S comme Should Have (Devrait avoir)
Ce sont les fonctionnalités importantes qui améliorent l’expérience utilisateur, mais dont l’absence temporaire n’empêche pas le fonctionnement du portail :
- Calendrier partagé des événements d’entreprise
- Moteur de recherche avancé pour les documents
- Espace pour la publication de blogs ou de tribunes internes
3. C comme Could Have (Pourrait avoir)
Ce sont les fonctionnalités appréciables qui apportent un confort supplémentaire, mais qui peuvent être développées ultérieurement :
- Personnalisation de l’interface par l’utilisateur
- Intégration d’un chatbot pour répondre aux questions fréquentes
- Module de reconnaissance des anniversaires et événements personnels
4. W comme Won’t Have (Ne doit pas avoir)
Ce sont les fonctionnalités non-prévues dans le périmètre actuel du projet, mais qui pourraient être envisagées dans une phase ultérieure ou pourraient ne jamais voir le jour :
- Application mobile dédiée au portail intranet
- Intégration avec des réseaux sociaux externes
- Système de gamification pour encourager l’engagement des utilisateurs
En appliquant la méthode MoSCoW, l’équipe projet peut se concentrer sur les éléments essentiels à la réussite du portail intranet, tout en planifiant les évolutions futures de manière structurée et alignée avec les besoins des utilisateurs. La méthode MoSCoW joue alors pleinement son rôle d’outil vivant et adaptable, garantissant que chaque étape du projet reste alignée sur la véritable valeur attendue.
Points de vigilance
- La communication sur ce qui DOIT faire partie du projet est tout aussi importante que celle sur ce qui NE DOIT PAS en faire partie. On communique, partage et se met d’accord sur toutes les catégories identifiées sans exception.
- Un écueil courant est de surcharger la liste des « Must Have », limitant l’utilité de la priorisation engagée et escomptée.
- Il est important de ne pas perdre de vue le fait que le temps passe, l’environnement évolue et, avec lui, les priorités également. Cette priorisation peut être amenée à évoluer de la même façon. Il est important de revoir régulièrement le contenu de chaque catégorie pour s’assurer d’un alignement toujours réel. MoSCoW est donc un outil vivant et sujet à une évolution régulière qui doit être suivie !
Et vous, êtes-vous prêt à clarifier vos priorités ?
Si vous aussi avez des projets ambitieux à réaliser et souhaitez travailler avec des équipes qui vous apporteront une approche rigoureuse dans le pilotage de vos projets de transformation digitale, n’hésitez pas à contacter Manaïka Consulting. Nous vous proposerons un accompagnement sur mesure à la hauteur de vos objectifs de réussite de vos projets !
